Actividad 4

Formularios
   Los formularios son documentos escritos o digitalizados en el que se recoge información que sera procesada y almacenada posteriormente. Un formulario, es la base o instrumento sobre el que se sustenta la transmisión, registro y control de la información relacionada con las operaciones de la Organización. Debe diseñarse tomando en consideración las necesidades y características del sistema o procedimiento en el cual va a ser utilizado.

   Tienen como objetivo principal, facilitar el flujo de información y el procesamiento de lo datos, dándole además, valor legal y sustentable a cierta información. Los formularios deben cumplir con ciertas características, las cuales se detallan a continuación:

   El diseño de los formularios puede ser de diferentes tipo, como lo son:

• Hojas Sueltas. Son los formularios que se requieren individualmente. Dependiendo a quién se solicite el trabajo (industria gráfica o imprenta), el sistema de impresión varía entre máquinas tipográficas y, rotativas (con corte posterior para formar la hoja suelta). Se utilizan hojas sueltas cuando la información a consignarse normalmente es manuscrita o máquina de escribir.
• Hojas Continuas. Son formularios cuya producción se realiza en máquinas rotativas. Permiten que la información que se consigne sea impresa por una impresora Ejemplos de formularios continuos: Cheques, Roles de Pago, Comprobantes de Egreso, Facturas, etc.
• Tarjetas. Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en cartulina. El gramaje dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta. Existen tarjetas de presentación, tarjetas de Control de Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.
• Sobres. Los sobres son realizados en formas, tamaños y gramajes especiales. Existen sobres tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo continuo y transportación del contenido sin riesgos.
• Formularios electrónicos. Los formularios electrónicos vienen a minimizar muchas de las desventajas de los que se presentan en papel. Es posible diseñar un formulario electrónico de manera que contenga información de ayuda para la persona que tenga que rellenarlo. Estos formularios electrónicos pueden contener campos de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud variable. Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las cuales el usuario debe elegir una. Para las respuestas del tipo "si" o "no", puede crearse campos con casillas de verificación de forma que el usuario se puede limitar a hacer clic con el ratón para que aparezca una "X" en la casilla adecuada.

   Para la elaboración de los formularios es necesario verificar en un primer paso, la necesidad de elaborar un formulario y comprobar que no haya otro que recoja parte de la información que se necesita. Luego se debe elegir el papel y el tamaño del mismo, asi como el tipo de letra y el tamaño. Y de ahí, seleccionar detalladamente la información que se desea obtener y el posicionamiento horizontal que tendrá en el documento, evitando dejar áreas vacías o recargadas. Una vez hecho este procedimiento, se pone a prueba el formulario por tres (03) meses para determinar si cumple con su objetivo.

   El sistema de control de formularios es un método gerencial para normalizar el flujo de documentos, donde se detalla la necesidad de realizar ajustes a los formularios, bien sea para modificarlos, eliminarlos o crearlos. Es decir, se trata de eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores.

Manuales administrativos