Actividad 1

Introducción

     En el desarrollo de este tema, se tocaran puntos importantes, que darán a conocer la importancia de la unidad de organización y sistemas dentro de una institución. Se conocerá su origen y antecedentes, su definición, las características de los analistas que desarrollan las actividades de o y s, asi como también los tipos y clasificación de las organizaciones.

Desarrollo

1. Origen y antecedentes

     El nacimiento de las unidades de Organización y Sistemas se da por la necesidad de ser más productivos en la medida en que se emplean la menor cantidad de recursos, volviéndose más eficiente, dicha situación data de 1821;  por otra parte, en 1965 se refuerza en el momento de la modernización administrativa. En 1971, se legaliza dicha unidad, gracias a la aceptación de la Administración como ciencia. Según señala Luis Salazar Larrain (1966), este movimiento evolutivo fue originado en países como Alemania, Estados Unidos, Inglaterra, Bélgica y otros, donde inicialmente se iniciaron investigaciones asociadas a normas, métodos y organización del trabajo.

     Los antecedentes de Organización y Sistemas se basa en los estudios administrativos llevados a cabo por Henri Fayol, Frederick Taylor y Peter Dunker, con el interés de aumentar la productividad y el grado de eficiencia en el trabajo, lo que conlleva al surgimiento de nuevas teorías para alcanzar dichos propósitos.

2. Definición

     Según Penengo, Miguel (2007), Organización y métodos u organización y sistemas es "la función de la organización que se ocupa de analizar los problemas de estructura y procedimientos de una empresa a fin de solucionarlos, para el logro de objetivos definidos." 

     Por otra parte, puedo definir organización y sistemas como un conjunto de técnicas y procedimientos que apuntan al cumplimiento de los objetivos de la organización en forma eficaz y eficiente. Entendiendo por eficiencia, hacer bien las cosas y por eficacia,  hacer las cosas correctas.

3. Naturaleza de las funciones de la Unidad de Organización y Sistemas.

     Las funciones varían según el tipo de organización, las técnicas que se aplican y los objetivos que se persiguen. Estas vienen siendo la realización de ciertas actividades o deberes al tiempo que se coordinan de manera eficaz y eficiente en conjunto con el trabajo de los demás. Entre las que se pueden destacar tenemos:

• Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esto significa analizar la estructura y procedimientos de la organización y proponer mejoras con el fin de obtener la mayor eficiencia de los procesos.
• Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.
• Hacer un estudio de todas las actividades realizadas en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.
• Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

    4. Características de los Análisis de Organización y Sistemas

     La información sobre la actividad administrativa de la unidad de Organización y Sistemas o sobre cualquier unidad se debe presentar como un informe, que debe contener propuestas, ventajas y desventajas de las acciones a tomar para lograr alternativas viables que se compaginen con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales existentes. Dicho análisis debe seguir diferentes pasos, como lo son:

• Conocer el hecho o la situación que se analiza y describir tal hecho o situación.
• Descomponerlo con el fin de conocer los detalle y examinarlo cuidadosamente para comprender cada componente del estudio.
• Ordenar los componentes de acuerdo a un criterio de clasificación elegido, estableciendo comparaciones y buscando semejanzas.
• Definir las relaciones existentes entre cada elemento y clasificar la información por objetivos, estructura, normas y políticas, funciones, equipo y ambiente laboral.

     Es de vital importancia conocer las características que identifican a los análisis de Organización y sistemas, los cuales de detallan a continuación:

• Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, procedimientos o pasos dentro de un proceso.
• Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
• Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento.
• Modificación: Cambios en los procedimientos  u operaciones, en las formas, registros o informes.
• Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo.
• Series de tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc, en períodos iguales o subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.
• Correlación: Establecer el grado de influencia entre dos o más variables.
• Muestreo: Posibilita las inflexiones en cuanto a la caracterización del personal.
• Programación lineal: La asignación de recursos incluyendo una función objetiva a través de la elección de entre varias alternativas y sistemas, cuyos elementos cubren diferentes valores (adquisición durabilidad, utilización, entre otras).
• Simulación: Se usa para imitar una operación antes de la ejecución real, donde se obtienen datos aproximados que ayudan en la toma de decisiones.
• Teorías: Existen, en estos análisis, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas que se están desarrollando, y se dividen asi:
• Línea de espera: Determina el número óptimo de estaciones de servicio.
• Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción tomando en cuenta la información probable.
• Juegos: Determina la estrategia óptima en una situación específica.

5.  Perfil del Analista de Organización y Sistemas

Condiciones Generales

     Para que un analista de Organización y Sistemas ejerza satisfactoriamente su función, determinados requisitos se vuelven indispensables, estos son:

• Poseer conocimientos  especializados sobre procedimientos, técnicas e instrumentos administrativos.
• Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige.
• Ser creativo, hábil y autoconfiable.
• Poseer facilidades para las relaciones humanas.
• Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.

Condiciones Particulares

• Analizador. Orientador. Perceptivo. Buen oyente. Creador e innovador. Vendedor

6.  Tipos

7.  Clasificación
7.1. Según su Finalidad

• Con fines de lucro (empresas).
• Sin fines de lucro (ONG).
• Con fines administrativos, representativos, de resolución o servicios (organismos gubernamentales).

7.2. Según su Estructura

• Formal
• Informal

7.3. Según su Tamaño

•  Micro: 0-10 empleados (Industrial, comercial y servicios).
• Pequeña: 11-50 empleados (Industrial y servicios), 11-30 empleados (comercial).
• Mediana: 51-250 empleados (Industrial), 31-100 empleados (comercial), 51-100 empleados (servicios).
• Grande: 251 empleados en adelante (Industrial), 101 empleados en adelante (comercial y servicios).

7.4. Según su Propósito y Origen de capital

• Privadas: Estas empresas igualmente pueden ser:

1. Nacionales: Inversionistas nacionales.
2. Extranjeras y transnacionales
3. Globalizadas
4. Controladoras
5. Franquicias
6. Familiares

• Públicas: El capital le pertenece al Estado y, principalmente su objetivo es satisfacer necesidades de la sociedad o proporcionar servicios a una comunidad. Dentro de éstas están las centralizadas o descentralizadas, así como las mixtas.

7.5. Según su Actividad económica

• Industriales: Produce bienes mediante la extracción o la transformación de materias primas. De éstas se puede hacer otra clasificación:

1. Extractivas
2. Manufactureras o de transformación

• Comerciales: Son las empresas que actúan como intermediarias entre el productor y el consumidor. Su objetivo es la compra-venta de productos ya fabricados y su distribución. Éstas se clasifican en:

1. Autoservicio
2. Comercializadoras
3. Minoristas
4. Mayoristas
5. Comisionistas

Conclusión

     La unidad de organización y métodos proporciona a la empresa una estabilidad y consistencia en el desarrollo de las actividades que se ejecutan, manteniendo una estructura bien definida, con lineas de mando establecidas. El analista de esta unidad, debe poseer amplios conocimientos en lo que ha métodos y procedimientos se refiere, para que así logre desempeñarse en el cargo lo mejor posible. Además, esa persona debe tener la capacidad de relacionarse con otras personas para asi interactuar con ellas y obtener la información requerida que le ayudará en la creación o mejoramiento de procesos.

     Estas actividades organizativas se pueden llevar a cabo en diferentes tipos de organización, bien sea si son públicas o privadas; son industriales, comerciales o de servicios; o si son micro, pequeñas, medianas o grandes empresas. Lo que es realmente importante, es que este establecido una jerarquización para el desarrollo normal y cotidiano de las actividades. 

Bibliografía

• http://bachelor1.blogspot.com/2009/07/trabajo-final-de-organizacion-y-metodos.html
• Oficina de Apuntes del CECEA, 2007
• Penengo, Miguel: Metodología de los procesos de mejoramiento administrativo
• Salazar Larrain, Luis (1966), Organización y métodos, Editor Facultad de Ciencias Económicas y Comerciales, Universidad Nacional Federico Villarreal